Cosa è la comunicazione interna?

Quando si parla di comunicazione, spesso si dà per scontato che l’unico processo di comunicazione aziendale esistente sia quello che avviene da una determinata realtà organizzata verso l’esterno. Ad esempio la comunicazione commerciale (o pubblicitaria) adottata dalle aziende per reclamizzare i loro prodotti. In realtà il processo di comunicazione avviene anche all’interno dell’organizzazione, ed è rivolto a dipendenti e collaboratori allo scopo di diffondere informazioni, aggiornamenti, dati, linee guida, notizie. Questo processo ricopre un ruolo determinante per la vita dell’organizzazione stessa, al punto che senza una sua corretta gestione, questa rischierebbe di esporsi a pericolosi fattori di rischio. Ma cosa si intende per comunicazione interna?

 

Una definizione

La comunicazione interna aziendale è un processo di comunicazione complesso che si rivolge a uno  o più gruppi allo scopo di creare un coinvolgimento diffuso nella vita dell’organizzazione.
Attraverso il corretto uso della comunicazione interna è possibile che ciascuna persona:

  • rafforzi il proprio legame di appartenenza con l’organizzazione stessa
  • operi per andare nella direzione tracciata dalla governance aziendale
  • acquisisca dati e informazioni per poter prendere le giuste decisioni e svolgere al meglio le proprie mansioni

Come si sviluppa?

La comunicazione interna utilizza, di prassi molti canali. Questo consente al messaggio di:

  • arrivare nella maniera più diretta possibile al/ai destinatario/i
  • essere facilmente fruibile e riconoscibile
  • essere consultato a più riprese anche in tempi successivi

Ovviamente perché sia efficace, e non corra il rischio di generare confusione, la comunicazione interna aziendale deve essere pianificata e coordinata da un organismo di controllo. Il processo di comunicazione interna dell’organizzazione deve infatti:

  • raggiungere il maggior livello di uniformità
  • rispettare le tempistiche stabilite
  • generare univocità di interpretazione da parte dei diversi destinatari.
foto rappresentativa di personale al lavoro, la direttrice della comunicazione interna aziendale

la direttrice “a rete” della comunicazione interna aziendale

 

persone che lavorano al pc e al tablet viste dall'alto, metafora dell'importanza della comunicazione interna

L’importanza della comunicazione interna aziendale per lo sviluppo del business

Quali sono le diverse tipologie di comunicazione interna?

I messaggi per arrivare a destinazione seguono tre principali direttrici, tutte bi-direzionali. Queste sono:

  • la direttrice top – down, quando i flussi sono generati dai vertici dell’organizzazione per giungere fino alla base
  • la direttrice bottom – up, quando i flussi sono generati dalla base dell’organizzazione per giungere sino ai vertici
  • la direttrice “a rete”, ovvero a flussi diffusi

Le prime due direttrici sono assai frequenti nei modelli organizzativi di tipo tradizionale, fortemente gerarchizzati, ma sono poco adatte per quel tipo di organizzazione che non sposano il modello verticistico. Per quest’ultimo tipo di organizzazioni si parla di direttrici ‘‘a rete’’, ovvero una modalità di divulgazione delle informazioni diffusa che segue i centri nevralgici della struttura senza una direzione prevalente.

Perché dotarsi di un buon sistema di comunicazione interna?

Dobbiamo immaginare l’organizzazione come se fosse una grande orchestra composta da tanti elementi diversi tra loro. Il piano di comunicazione interno, in questa metafora, è lo spartito ed il flusso di comunicazione che ne scaturisce è l’esecuzione sinfonica, coordinata da un bravo direttore (il responsabile della comunicazione). Una buona comunicazione interna consente ad ogni membro dell’organizzazione di legarsi ad essa e di fare in modo che ciascuno, insieme o in gruppo, si muova in una stessa direzione. Non solo. Comunicare in modo corretto permette di:

  • raggiungere elevati standard di efficacia ed efficienza
  • creare un contesto motivazionale ed aggregativo determinante per la registrazione di importanti performance di risultato
  • aumentare notevolmente il senso di appartenenza di ogni singolo membro all’organizzazione.

La comunicazione aziendale interna per le piccole imprese

La comunicazione interna deve essere utilizzata a prescindere dalla dimensione dell’organizzazione stessa. Anzi in quelle piccole, dove si pensa che non serva, la comunicazione interna è fondamentale per il corretto svolgimento dell’attività gestionale. Purtroppo viene spesso trascurata, generando in molto casi confusione e problematiche organizzative ed operative non di poco conto.

E’ a tutti gli effetti un processo di marketing interno, che si sviluppa indipendentemente dalla grandezza dell’organizzazione. Ovviamente l’efficacia della comunicazione interna dipende  dalla qualità dei messaggi che vengono diffusi e dalla tipologia di canali (tradizionali o digitali) che vengono utilizzati.

Comunicare messaggi di poco conto, con una certa frequenza, e attraverso canali molto utilizzati, rischia di provocare un effetto inverso rispetto a quello perseguito. Si corre il rischio di provocare una disaffezione diffusa e, indirettamente, di generare ripercussioni negative sull’organizzazione.

Per questo programmare, ponderare, supervisionare e coordinare sono azioni che non possono prescindere da una buona attività di comunicazione interna.

 

Il supporto professionale esterno

Sviluppare una corretta comunicazione interna richiede specifiche competenze in materia. Per questo difficilmente le aziende, soprattutto quelle strutturate in forma complessa, possono dare vita a processi comunicativi funzionali e corretti senza avvalersi di figure professionali adeguate.

La Vivarelli Consulting opera grazie al supporto di consulenti della comunicazione, capaci di affiancare qualunque tipo di organizzazione (impresa, ente pubblico, associazione, società partecipata) e di ogni dimensione, nel progettare e sviluppare processi e piani di comunicazione interna. Figure con competenze specifiche nell’ambito del marketing e comunicazione  e che operano prevalentemente nelle zone di Firenze, Grosseto, Roma e Latina.

L’obiettivo è avviare procedure corrette sulla base dello specifico modello organizzativo e dei ruoli ricoperti da ciascun membro al suo interno. I professionisti  della Vivarelli Consulting operano per individuare i corretti canali, supervisionare le varie fasi del processo, verificare i risultati raggiunti e formare il personale alla corretta gestione del processo di comunicazione.
In questo modo sarà possibile sviluppare un sistema comunicativo virtuoso, funzionale al contesto ed efficace in relazione ai risultati attesi.

 

 

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